Peppol: che cos’è, come funziona e i vantaggi per le aziende

Peppol

Un filo che collega tutti gli elementi della digitalizzazione documentale in Europa: Peppol si può descrivere in questo modo un’infrastruttura comune pensata per:

  • garantire interoperabilità e semplificazione,
  • ridurre la burocrazia e
  • facilitare gli scambi commerciali a livello internazionale.

Un’innovazione che si inserisce in una visione europea improntata alla dematerializzazione dei processi e alla realizzazione di un mercato digitale unico. Un obiettivo che è raggiungibile attraverso la definizione di procedure basate su standard condivisi, come la fattura elettronica europea, di cui Peppol è lo strumento principale d’implementazione. Non bisogna però pensare che siano iniziative adatte a un unico, mero scopo. È necessario adottare una mentalità lungimirante per comprendere come rappresentino tessere di un ampio puzzle che si sta andando a definire nel tempo. Vediamo di cosa si tratta e perché si sta configurando, con il supporto di queste innovazioni, un futuro digitale sempre più favorevole per le aziende.

 

Che cos’è Peppol

Peppol, acronimo di Pan European Public Procurement Online, è un progetto nato nel 2008 su iniziativa della Commissione europea. Dal 2012 l’associazione OpenPeppol si occupa della gestione generale dell’infrastruttura tecnica, mentre agli Stati è demandata la regolamentazione del servizio. Peppol è un canale di comunicazione standard, che viene utilizzato per la trasmissione di documenti di business. Potenzialmente, il suo utilizzo può essere allargato anche a livello extra europeo – difatti diverse nazioni hanno manifestato interesse nella sua adozione, come per esempio Singapore.

 

Peppol si basa su tre elementi fondamentali:

  • eDelivery Network – l’infrastruttura di rete vera e propria;
  • Peppol BIS, Business interoperability specifications – le specifiche tecniche necessarie per garantire l’interoperabilità nello scambio dei documenti commerciali e fiscali;
  • Peppol TIA, Transport infrastructure agreements – le regole per l’utilizzo dell’infrastruttura di rete.

 

Attraverso l’infrastruttura di Peppol possono essere gestiti documenti in formato UBL XML. Si tratta di un formato standard universale che identifica circa sessanta documenti commerciali. L’utilizzo cui è destinato viene suggerito già dal suo nome: UBL sta per Universal business language, mentre XML individua il formato documentale. La sua realizzazione è il risultato di una collaborazione a livello internazionale volta proprio a individuare una libreria di documenti standard XML, per facilitare gli scambi e contribuire all’interoperabilità dei sistemi.

Il formato UBL XML è open, royalty-free e quindi la sua diffusione è libera da eventuali vincoli e diritti. È stato studiato appositamente per rispondere alle esigenze del mercato di digitalizzazione, semplificazione e riduzione dei costi. Non stupisce dunque che sia il formato individuato per la fattura elettronica europea, in quanto abbraccia perfettamente gli obiettivi di questo adempimento: dare la possibilità alle pubbliche amministrazioni e ai loro fornitori di usufruire di un linguaggio e processi comuni per lo scambio documentale.

 

Vantaggi della fattura elettronica europea e di Peppol

Il 2020 sarà l’anno dell’infrastruttura Peppol in Italia. In primis da aprile tutte le pubbliche amministrazioni avranno l’obbligo di accettare la fattura elettronica europea, l’obbligo per le pubbliche amministrazioni centrali era già scattato ad aprile 2019. I privati fornitori del settore pubblico non sono obbligati a utilizzarla per legge, tuttavia per le aziende adottare tale soluzione consente di usufruire di vantaggi nelle proprie relazioni commerciali con le pubbliche amministrazioni. Bisogna ricordare infatti che il concetto di fattura elettronica europea è stato introdotto con la direttiva 2014/55/UE per:

  • Superare ostacoli burocratici in caso di partecipazione ad appalti esteri: l’interoperabilità è garantita dal sistema;
  • Utilizzare un solo strumento sia che si facciano affari con le amministrazioni italiane sia estere;
  • Gestire tutto il ciclo dell’ordine e di conseguenza semplificare i processi;
  • Adottare Peppol e formato UBL XML per la trasmissione dei documenti tramite Nodo Smistamento Ordini.

 

Infatti, la seconda novità che rende il 2020 l’anno di Peppol, è l’introduzione dell’obbligo di usare il Nodo Smistamento Ordini per la trasmissione dei documenti d’ordine tra fornitori privati ed enti del Sistema Sanitario Nazionale. Peppol è infatti stato individuato dal legislatore italiano come uno dei canali di comunicazione tra il sistema gestionale aziendale e il Nodo Smistamento Ordini (e, al contrario, per ricevere i documenti da NSO verso il gestionale aziendale).

 

Lo scenario futuro: un’opportunità per le aziende

La fattura elettronica europea e Peppol offrono alle aziende la possibilità di espandere il proprio business senza il fardello di una burocrazia frenante, consentendo quindi alle realtà imprenditoriali anche più piccole di mantenersi competitive, attraverso l’adozione di soluzioni digitali. Nell’ottica europea tuttavia, questo non è l’unico obiettivo. Lo scenario che con lungimiranza si può analizzare contempla una comunione di servizi e strumenti che rendano l’Unione europea “unita” anche dal punto di vista delle infrastrutture digitali. Si sta andando verso un contesto di implementazione che non è limitato alla mera gestione documentale, ma si amplia ad altri campi: si pensi per esempio alle possibilità legate al fintech, in particolare alla supply chain finance e agli aspetti di tale ambito relativi al ciclo dell’ordine. Non solo.

Se i dati sono il petrolio del futuro, la fatturazione elettronica europea funge da trivella. Attraverso la digitalizzazione e la standardizzazione del ciclo attivo e di quello passivo della fatturazione, si raccolgono dati che sono utili per essere analizzati e per migliorare il business aziendale. L’integrazione tra le funzioni di fatturazione elettronica europea e, per esempio, gestione del rischio di credito, facilita questo approccio.

Peppol e la fattura elettronica europea non devono quindi essere intesi solo come adempimenti fini a sé stessi. È indispensabile avere una visione ampia e capire che si tratta di trampolini per un futuro sempre più digital e interconnesso.